Einführung

Microsoft Loop wurde am 2. November 2021 offiziell vorgestellt und ist seit November 2023 allgemein verfügbar. Die cloudbasierte Anwendung soll Teams dabei unterstützen, Projekte in Echtzeit zu bearbeiten und typische Herausforderungen wie verstreute Informationen, asynchrone Zusammenarbeit, fehlende Transparenz und verzögerte Entscheidungen zu lösen.

Die Bausteine von Microsoft Loop

Loop ist modular aufgebaut und besteht aus drei Kernkomponenten:

• Arbeitsbereiche (Workspaces) – Der zentrale Hub, in dem ein Team an Projekten arbeitet und alle relevanten Inhalte zusammenführt.
• Seiten (Pages) – Flexible Flächen innerhalb eines Arbeitsbereichs, auf denen Informationen gesammelt und strukturiert werden können,
• Komponenten (Components) – Die kleinsten Bausteine, wie Tabellen, Listen oder Aufgaben. Diese lassen sich nicht nur in Loop, sondern auch in anderen Microsoft-Anwendungen wie Teams, Outlook oder Word einfügen. Änderungen werden überall in Echtzeit synchronisiert.

Der Aufbau von Microsoft Loop lässt sich mit Klemmbausteinen vergleichen. Die Geundplatte dient hierbei als Arbeitsbereich. Darauf befinden sich einzelne Bausteine, welche die Seiten darstellen. Die kleinsten Bausteine wiederum sind die Komponenten.

Lizenzanforderungen

Loop ist grundsätzlich Teil von Microsoft 365, allerdings gibt es Einschränkungen:

Erstellen und Verwalten von Arbeitsbereichen ist nur mit folgenden Plänen möglich:

• Microsoft 365 Business Standard
• Microsoft 365 Business Premium
• Microsoft 365 E3/E5
• Microsoft 365 A3/A5

Nutzer mit reinen Office 365 Plänen (z. B. O365 E3/E5) können zwar an Loop-Komponenten teilnehmen, aber keine eigenen Arbeitsbereiche anlegen.

Microsoft Loop vs. Microsoft OneNote

Auf den ersten Blick wirken Loop und OneNote ähnlich, da beide für Notizen und Zusammenarbeit gedacht sind. Doch die Einsatzszenarien unterscheiden sich:

• Loop eignet sich besonders für agile, teamübergreifende Projekte, in denen Inhalte dynamisch entstehen, geteilt und in Echtzeit angepasst werden müssen.
• OneNote ist ideal für strukturierte Dokumentation und persönliche Notizen, z. B. für Meeting-Mitschriften, Handbücher oder als digitales Whiteboard – insbesondere mit Stifteingabe auf Tablets.

Arbeiten mit Microsoft Loop

Wer Notion kennt, findet sich auch in Loop schnell zurecht. Texte, Überschriften, Tabellen oder Aufgabenlisten können einfach eingefügt werden. Ein zentrales Hilfsmittel ist der Frontslash („/“), über den sich ein Menü öffnet, um Komponenten wie Tabellen, Checklisten oder Überschriften einzufügen.

Integration mit Planner und To Do

Eine besonders praktische Funktion ist die Aufgabenintegration:

• Wird in Loop eine Aufgabe erstellt und einer Person zugewiesen, erscheint diese automatisch in Planner oder To Do der jeweiligen Person.
• Fortschritte oder Statusänderungen werden wiederum direkt in der Loop-Komponente synchronisiert – so bleibt alles aktuell.

Nutzung in Teams und Outlook

Loop-Komponenten lassen sich auch in Microsoft Teams-Chats, E-Mails in Outlook oder Word-Dokumente einfügen. Änderungen sind überall in Echtzeit sichtbar, sodass Teams stets mit denselben Daten arbeiten.

Eine spannende Neuerung ist die Facilitator-Funktion, die auf Copilot basiert und während Teams-Meetings genutzt werden kann.

• Gesprochenes wird automatisch transkribiert.
• Die KI erkennt Aufgaben, Entscheidungen und offene Punkte und schlägt – falls keine Agenda vorhanden ist – eine Struktur vor.
• Die generierten Notizen werden als Loop-Seite gespeichert und können von allen Teilnehmenden ergänzt werden.

Voraussetzungen: 

• Microsoft Copilot-Lizenz
• aktivierte Transkription
• sowie die Freischaltung in der Organisation.

Fazit

Microsoft Loop ist ein modernes, kollaboratives Tool, das sich nahtlos in das Microsoft 365 Ökosystem integriert. Durch Workspaces, Seiten und Komponenten ermöglicht es dynamische Zusammenarbeit in Echtzeit und sorgt dafür, dass Informationen stets aktuell und konsistent bleiben. Dank der Integration mit Planner, To Do, Teams und Outlook ist Loop besonders für agile Teamarbeit und projektorientierte Zusammenarbeit geeignet.

OneNote bleibt weiterhin ein wichtiges Werkzeug für strukturierte Notizen und persönliche Dokumentation – gemeinsam bilden beide Anwendungen ein starkes Duo für unterschiedliche Einsatzszenarien.