Wenn man eine Microsoft SharePoint-Liste als Datengrundlage nutzt – beispielsweise zur Erfassung von Anfragen oder Genehmigungsprozessen –, bietet es sich an, eine Referenznummer zu generieren. Diese ermöglicht es, einen Datensatz eindeutig zu identifizieren und bei Rückfragen schnell den richtigen Eintrag zu finden.

Eine einfache Möglichkeit ist es, mithilfe von Microsoft Power Automate eine zufällige Referenznummer automatisch erstellen zu lassen. Diese kann beliebig lang sein, aus unterschiedlichen Zeichenkombinationen bestehen und optional mit einem Präfix oder Suffix ergänzt werden.

In diesem Beispiel wird eine Referenznummer generiert, die aus vier zufälligen Buchstaben und einer vierstelligen Zahl besteht.

Nachdem ein Trigger festgelegt wurde – beispielsweise das Übermitteln eines Formulars an eine SharePoint-Liste oder das Erstellen eines Elements –, wird zunächst über die Aktion „Variable – Variable initialisieren“ eine Zeichenfolge definiert, aus der Power Automate später die Buchstaben auswählt.

In dieser Aktion wird zuerst der Name der Variable festgelegt, anschließend als Typ der Wert String ausgewählt und dann die gewünschten Buchstaben hinterlegt.

Im nächsten Schritt wird über die Aktion „Datenvorgang – Verfassen“ die eigentliche Referenznummer zusammengesetzt.

Hierfür wird die Funktion concat() verwendet.

Diese Funktion fügt mehrere Textwerte zu einer zusammenhängenden Zeichenfolge zusammen.

concat(
  variables('Referenz ID')[rand(0,25)],
  variables('Referenz ID')[rand(0,25)],
  variables('Referenz ID')[rand(0,25)],
  variables('Referenz ID')[rand(0,25)],
  string(rand(1000,9999))
)

Dieser Ausdruck sorgt dafür, dass vier zufällige Buchstaben aus der Variablen entnommen und anschließend durch eine zufällige vierstellige Zahl ergänzt werden. So entsteht eine achtstellige Referenznummer.

Nachdem die Referenznummer generiert wurde, kann sie in einer weiteren Aktion dem entsprechenden Datensatz in der SharePoint-Liste zugewiesen werden.

Dabei ist wichtig, dass als dynamischer Inhalt der Ausgabewert aus der Aktion „Verfassen“ verwendet wird.