Ausgangslage

In vielen Unternehmen wird für die Projektverwaltung Microsoft Project eingesetzt, um Aufgaben und Projekte zu überwachen, zu planen und auch zu koordinieren. Microsoft Project bietet über die Cloud schnell und einfach eine Möglichkeit, zur Zusammenarbeit im Team. Dabei stehen Funktionen wie eine Übersicht des Projektes mittels Gantt-Charts oder auch Abhängigkeiten der Aufgaben innerhalb eines Projektes zur Verfügung.

So leistungsfähig die Project Online aber auch ist, bei der Visualisierung komplexer Projektstrukturen und -fortschritte  stößt es schnell an seine Grenzen. Zwar verfügt es über Ansichten in Form von Listen, Kanban-Boards, Gantt-Charts oder einfachen Diagrammen, doch eine übergreifende, interaktive Darstellung mehrere Aufgaben oder Projekte ist so einfach nicht möglich.

Gerade für Führungskräfte oder auch Projektverantwortliche ist jedoch eine klare und visuelle Darstellung essential um zu sehen, wo ein Projekt steht, welche Aufgaben kritisch sind oder wo beispielsweise Ressourcen knapp werden.

Lösungsansatz mit Microsoft Power BI

Dies ist der Punkt an dem Microsoft Power BI ins Spiel kommt. Die Plattform bietet sich hier als eine leistungsfähige Anwendung an mit der es möglich ist, eines oder mehrerer Projekte in einem visuellen und dynamischen Dashboard darzustellen. 

Hierbei sind typische Einsatzszenarian wie

• Aktueller Fortschritt eines Projektes,
• Status einzelner Aufgaben,
• Einbindung eines Gantt-Charts zur Visualisierung der Abhängigkeiten,
• Verantwortliche einzelner Aufgaben oder
• eine Ampel-Logik zur Anzeige des Projektfortschrittes möglich.

Datengrundlage Project Online

Die Grundlage für ein grafisches Dashboard bietet Microsoft Project Online. Über die Cloud können hierbei die verschiedenen Projektdaten direkt in Microsoft Power BI eingebunden werden. Da die Daten in der Microsoft Cloud liegen, entfällt somit ein ständiger, manueller Import und es stehen stets die aktuellen Informationen zur Verfügung. 

Microsoft Power BI bietet einige Visualisierungen an, mit denen man KPIs grafisch und dynamisch darstellen kann. Hierbei werden sowohl von Haus aus verschiedene Möglichkeiten Angebote. Aber auch über den Store können weitere Visualisierungen hinzugefügt werden.

DAX – Data Analysis Expression

Mit Hilfe von DAX (DAX = Data Analysis Expressions) ist es möglich, verschiedene Formeln zu erstellen, um z. B. ein Measure zu erstellen um wiederum bestimmte Werte berechnen zu lassen. So lassen sich auf einer Karte beispielsweise abgeschlossene Aufgaben erstellen.

Beispiele für DAX-Formeln:

Fertigstellungsgrad (%) = 
DIVIDE(SUM('Aufgaben'[Erledigt]), SUM('Aufgaben'[Gesamt]))

AbgeschlosseneProjekte = 
CALCULATE(COUNTROWS('Projekte'), 'Projekte'[Status] = "Abgeschlossen")

Fazit

Microsoft bietet mit Power BI eine Plattform an, um aus den wenig anschaulichen Daten aus beispielsweise Project Online ansprechende visuelle und dynamische Dashboards zu erstellen, welche einen echten Mehrwert für Projecktverantwortliche, das PMO und auch Führungskräften insbesondere durch

• bessere Übersicht
• Höhere Transparenz
• Schnelle Entscheidungsfindung

bietet.